Privacy policy

KOMUNICATOR è un servizio di Consorzio Intermedia (Consorzio Intermedia, Via Prealpi 8, 20833 Giussano (MB), P.IVA 14785740961). Questa informativa riguarda il sito komunicator.com, le app KOMUNICATOR per iPhone, Android, orologio, computer e web, l'app web web.komunicator.com e il portale amministratore admin.komunicator.com.

KOMUNICATOR si vende solo ad aziende e professionisti. Ogni azienda ha un ambiente separato, con un database separato, e decide quali persone ammettere e quali funzioni accendere.

Il ruolo di ciascuno dipende da chi sei e da quale dato si parla.

Se usi KOMUNICATOR perché te l'ha dato la tua azienda

Il titolare del trattamento è la tua azienda. Ha creato il tuo account, sceglie le funzioni attive, i fornitori di intelligenza artificiale e i tempi di conservazione che dipendono da lei. Per questi dati Consorzio Intermedia è responsabile del trattamento (art. 28 del GDPR): li tratta solo per fornire il servizio, secondo l'accordo sul trattamento dei dati che fa parte del contratto con l'azienda, e non li usa per scopi propri.

Per esercitare i tuoi diritti o chiedere come sono usati i tuoi dati rivolgiti prima alla tua azienda. Se scrivi a noi, inoltriamo la richiesta all'azienda e la aiutiamo a rispondere.

Se visiti il sito, attivi il servizio o amministri un ambiente

Per i dati raccolti sul sito, per l'attivazione e la fatturazione dell'abbonamento, per gli account degli amministratori in quanto referenti del contratto e per la sicurezza della piattaforma, il titolare è Consorzio Intermedia.

Se sei ospite di una conversazione

Chi ti invita con un link fa parte di un'azienda cliente: per i dati che lasci come ospite il titolare è quell'azienda, e noi siamo suo responsabile.

Sul server dell'azienda conserviamo i dati necessari a far funzionare l'account:

Profilo

nome, indirizzo email, qualifica, lingua, foto se la carichi, giorno e mese di nascita se li inserisci, ruolo di amministratore. La password è conservata solo come impronta (Argon2id).

Dispositivi

modello, sistema operativo, versione dell'app, nome del dispositivo e i codici per le notifiche. Mai IMEI o numero di serie.

Sessioni

indirizzo IP e tipo di browser o app di ogni accesso, per la sicurezza dell'account.

Presenza

i minuti di attività al giorno, con primo e ultimo accesso, che l'amministratore vede nel portale. Si cancellano dopo 90 giorni.

Registro delle chiamate

chi ha chiamato chi, quando e con quale esito.

Registro amministrativo

le azioni compiute dagli amministratori nel portale, con data e indirizzo IP.

Per contenere la fuga di documenti riservati l'amministratore può decidere che sui telefoni gli screenshot dell'app siano bloccati oppure rilevati. Se sono rilevati, una copia dello screenshot con filigrana viene conservata per l'amministratore, di norma per 90 giorni (l'azienda può scegliere da 7 a 365). L'app ti informa di questa regola.

Messaggi, foto, video, documenti, messaggi vocali, posizioni condivise e chiamate tra colleghi sono cifrati end-to-end con il protocollo Matrix: si cifrano sul dispositivo di chi scrive e si decifrano solo sui dispositivi di chi partecipa alla conversazione. Il server li conserva e li inoltra senza poterli leggere.

Cosa il server vede comunque

• chi partecipa a quale conversazione, chi ha inviato ogni messaggio e quando;
• i dispositivi di ogni persona e l'ultimo accesso di ciascuno;
• il nome di chi ti scrive o ti chiama, che viaggia nella notifica (vedi Notifiche).

La copia di scorta delle chiavi dell'azienda

KOMUNICATOR è uno strumento aziendale: la cronologia deve seguire la persona su ogni dispositivo e l'azienda deve poterla recuperare. Per questo le chiavi di ogni persona hanno una copia di scorta sul server, sigillata con la chiave dell'azienda. Quella chiave nasce nel browser dell'amministratore ed è protetta dalla sua password: il server da solo non la apre. Con essa l'amministratore dell'azienda può recuperare la cronologia di una sua persona, compresi i media. Ogni recupero resta in un registro che non si può modificare e, salvo diversa scelta dell'azienda, la persona viene avvisata.

Puoi aggiungere un tuo codice personale, che apre una seconda copia sigillata delle tue chiavi.

Quando la cifratura end-to-end non si applica

• Chiamate con l'interprete automatico: perché il servizio traduca l'audio, la chiave della chiamata è generata dal server. Durante la chiamata un avviso lo segnala.
• Chiamate verso numeri di telefono (fissi e cellulari) e chiamate fatte dall'assistente per tuo conto: passano per la rete telefonica e per il server.
• Conversazioni in cui è presente l'assistente: l'assistente è un partecipante e legge i messaggi delle conversazioni in cui si trova.
• Rubrica dei contatti esterni, agenda, trascrizioni e verbali delle riunioni, memorie dell'assistente: si conservano sul server dell'azienda, protetti dal controllo degli accessi ma non cifrati end-to-end.

Sui dispositivi i messaggi già decifrati restano nella memoria dell’app, per mostrarli e cercarli. Uscendo dall’account si cancellano.

L'assistente (Francesca) e i servizi di intelligenza artificiale (trascrizione, traduzione, riassunti, verbali, ricerca nei documenti) funzionano con i fornitori scelti dall'azienda e con le chiavi di accesso dell'azienda: OpenAI, Anthropic, OpenRouter ed ElevenLabs. Consorzio Intermedia non usa chiavi proprie e non manda i tuoi dati a fornitori che l'azienda non ha scelto. Le chiavi sono conservate cifrate (AES-256-GCM).

Il fornitore riceve solo ciò che serve alla richiesta, quando la fai tu o quando l'azienda ha attivato il servizio:

Testo

ciò che scrivi all'assistente e i messaggi della conversazione necessari a rispondere.

Voce

l'audio quando parli con l'assistente, in chat vocale, in auto o dall'orologio, e la voce sintetica che risponde. Se la voce dell'assistente è una voce clonata, il campione è stato registrato con il consenso di chi l'ha data e se ne conserva solo il codice.

Vocali e riunioni

i messaggi vocali da trascrivere o tradurre, le trascrizioni delle riunioni da cui si scrive il verbale.

Documenti

i documenti che l'amministratore carica nella base di conoscenza aziendale. Per cercarvi, il testo è diviso in parti e trasformato in vettori: parti e vettori restano sul server dell'azienda, il file originale è conservato cifrato.

Biglietti da visita

la foto che scatti viene letta dal fornitore e poi scartata; restano i dati del contatto che salvi.

Posta

il testo delle email che chiedi all'assistente di leggere o riassumere (vedi Posta aziendale).

Ricerca sul web

le domande che richiedono informazioni da internet sono cercate dal fornitore di IA stesso, con il suo strumento di ricerca. Le ricerche su persone restano nel registro dell'azienda.

Il trattamento dei dati da parte del fornitore segue le condizioni del contratto tra l'azienda e quel fornitore. La cronologia delle conversazioni con l'assistente resta nella chat, cifrata come le altre. L'assistente può conservare fino a 300 memorie per persona (preferenze, fatti utili), che puoi vedere e cancellare. Il server tiene i conteggi d'uso (quante richieste, quanti minuti), non i contenuti.

Nelle chiamate tra persone di lingue diverse l'interprete automatico traduce la voce in tempo reale. L'audio passa dal nostro server di chiamata al servizio di traduzione vocale di OpenAI (per l'albanese: trascrizione, traduzione del testo e sintesi vocale) con le chiavi dell'azienda. L'audio non viene registrato né conservato; restano solo i minuti d'uso.

Se l'azienda lo attiva, puoi chiedere all'assistente di seguire un volo. Il codice del volo e la data sono interrogati presso Flightradar24 con la chiave dell'azienda; nessun tuo dato personale viene inviato. Sul server conserviamo il volo seguito, gli aeroporti e l'ultimo stato, per avvisarti di ritardi e atterraggio. I dati di ogni volo si cancellano 30 giorni dopo la sua conclusione, come richiedono le condizioni di Flightradar24.

Se colleghi la tua casella di posta aziendale, l'assistente può leggere, riassumere e, dopo la tua conferma, inviare email. La password della casella è conservata cifrata (AES-256-GCM). Il server apre la casella solo quando lo chiedi e non ne fa copia: nessuna email viene salvata. Il testo delle email che chiedi di leggere arriva al fornitore di IA scelto dall'azienda per essere elaborato.

Le app chiedono ogni permesso solo quando serve, e puoi negarlo.

Rubrica del telefono

è letta sul telefono per salvare una scheda contatto ricevuta in chat e per trovare il numero di chi chiedi all'assistente di chiamare. Non viene caricata sul server. Se il nome è ambiguo, all'assistente tornano solo i nomi dei possibili contatti (per esempio «Mario Rossi, cellulare»), mai i numeri. Se scegli un numero per invitare un ospite, quel numero è usato per l'invito (vedi Ospiti).

Posizione

è usata solo quando scegli di condividerla in una chat, anche in tempo reale per il tempo che decidi. Viaggia come messaggio cifrato end-to-end: il server non la vede. KOMUNICATOR non raccoglie la posizione in altri momenti.

Fotocamera e microfono

per chiamate, videochiamate, messaggi vocali e video, scansione di documenti, biglietti da visita e codici QR.

Foto

l'app può solo aggiungere immagini alla tua libreria, non leggerla.

Face ID e impronta

lo sblocco biometrico è gestito dal sistema del telefono: l'app non riceve i dati biometrici.

Le app non contengono strumenti di analisi, di tracciamento o pubblicitari di terzi.

Per avvisarti di messaggi e chiamate usiamo i servizi di notifica di Apple (iPhone, orologio, CarPlay), di Google (Android) e del tuo browser (app web). La notifica contiene il nome di chi scrive o chiama, il nome del gruppo e codici tecnici della conversazione: il testo del messaggio non viaggia mai nella notifica, l'app lo decifra sul telefono.

Numero aziendale

se l'azienda attiva le chiamate verso i telefoni, queste passano per l'operatore VoIP scelto dall'azienda (oggi VivaVox). Le credenziali dell'operatore sono conservate cifrate. Queste chiamate non sono cifrate end-to-end.

Chiamate fatte dall’assistente

quando chiedi all'assistente di telefonare per te, la conversazione è gestita dal fornitore di voce in tempo reale dell'azienda. Al termine ricevi in chat un riassunto e la trascrizione.

Ospiti

per invitare una persona esterna si usa un link; la chiave della conversazione sta nella parte del link che non arriva al server. Del codice d'invito conserviamo solo l'impronta. Il nome dell'ospite e, se l'invito parte per SMS dal tuo telefono, il suo numero restano nel registro degli ospiti dell'azienda per 12 mesi.

Email di servizio

attivazione, accessi e avvisi partono da noreply@komunicator.com e non contengono mai il testo dei messaggi. La coda di invio si cancella dopo 30 giorni.

Il sito komunicator.com non usa cookie, non usa strumenti di analisi né di pubblicità e non carica risorse da terzi: anche i caratteri sono serviti dal nostro server. Il server web registra le richieste ricevute (indirizzo IP, pagina, ora) per sicurezza e diagnosi.

Per attivare il servizio chiediamo il nome dell'azienda, l'indirizzo scelto e un'email di contatto. I pagamenti dell'abbonamento sono gestiti da Stripe: i dati della carta li riceve Stripe, non noi. Conserviamo l'abbonamento, le transazioni e i riferimenti di Stripe.

L'app web conserva nel browser solo ciò che serve a funzionare: la sessione, le chiavi di cifratura del dispositivo, l'indice di ricerca dei messaggi, bozze e preferenze. Sono strumenti tecnici necessari, non cookie di profilazione, e non si condividono con nessuno. Nelle impostazioni puoi tenere l'indice di ricerca solo in memoria.

Per i dati delle persone di un'azienda la base giuridica è stabilita dall'azienda, che è titolare: di norma l'esecuzione del rapporto di lavoro o di collaborazione e il suo legittimo interesse a organizzare la comunicazione interna.

Per i trattamenti di cui Consorzio Intermedia è titolare:

Contratto

attivazione, gestione dell'abbonamento, assistenza agli amministratori (art. 6.1.b GDPR).

Obbligo di legge

conservazione dei documenti fiscali e contabili (art. 6.1.c).

Legittimo interesse

sicurezza della piattaforma, prevenzione degli abusi, registri tecnici (art. 6.1.f).

Il servizio, i database, i messaggi cifrati, le chiamate e le copie di sicurezza risiedono su server di IONOS nell'Unione europea.

La piattaforma è sviluppata e gestita per nostro conto da AGLA SRLS (Piazza Alcyone 23, 65129 Pescara, P.IVA 02294230681), che tratta i dati solo per questo come nostro responsabile (art. 28 GDPR).

Alcuni fornitori hanno sede o trattano dati negli Stati Uniti:

Intelligenza artificiale

OpenAI, Anthropic, OpenRouter, ElevenLabs, scelti e attivati dall'azienda.

Notifiche

Apple e Google.

Pagamenti

Stripe.

Questi trasferimenti avvengono sulla base della decisione di adeguatezza UE-USA (Data Privacy Framework) per i fornitori certificati e, negli altri casi, delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea, con le misure supplementari necessarie. L'azienda cliente, che sceglie i fornitori di IA, ne valuta l'adeguatezza nel proprio contratto con loro. Flightradar24 ha sede in Svezia.

I messaggi restano finché esiste la conversazione o l'account, salvo cancellazione. Gli altri tempi:

Quando l'amministratore elimina una persona, il suo account e i dati collegati si cancellano e l'account di messaggistica viene chiuso con richiesta di cancellazione dei dati. Quando un'azienda lascia il servizio, gli accessi si chiudono subito, l'amministratore riceve un archivio leggibile della cronologia e dopo 30 giorni tutto l'ambiente, copie di sicurezza comprese, viene distrutto. Resta solo la registrazione della cessazione.

• un ambiente separato per ogni azienda, con database separati;
• cifratura end-to-end dei contenuti, cifratura in transito (TLS) di ogni collegamento;
• password conservate solo come impronta, credenziali di terzi cifrate con AES-256-GCM;
• limiti ai tentativi di accesso, registro delle azioni amministrative e dei recuperi di chiavi;
• copie di sicurezza in una cartella accessibile solo al servizio.

Hai diritto di accedere ai tuoi dati, rettificarli, cancellarli, limitarne il trattamento, opporti al trattamento basato sul legittimo interesse e riceverli in un formato leggibile (artt. 15-22 GDPR).

Se usi KOMUNICATOR tramite la tua azienda, rivolgiti a lei: è il titolare. Per i trattamenti di cui Consorzio Intermedia è titolare, scrivi a intermedia@pec.cloud. Rispondiamo entro un mese.

Il responsabile della protezione dei dati (DPO) è Luigi Sorrenti, contattabile allo stesso indirizzo.

Hai anche il diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o all'autorità del Paese in cui vivi o lavori.

KOMUNICATOR è un servizio per aziende e non è destinato a persone con meno di 16 anni. Le aziende non devono creare account per minori di 16 anni.

Quando il servizio cambia aggiorniamo questa pagina e la data in alto. Delle modifiche importanti avvisiamo gli amministratori delle aziende prima che abbiano effetto.

Editore

Consorzio Intermedia · Consorzio Intermedia

Sede legale

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Partita IVA

14785740961

Privacy

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Responsabile protezione dati

Luigi Sorrenti